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¿Cómo automatizar las facturas de proveedores?
Si alguien en tu empresa abre cada correo, descarga el PDF y transcribe la factura al sistema contable, está haciendo a mano algo que la DIAN ya entrega estructurado. La factura electrónica colombiana es un XML: el trabajo no es leerla, es validarla, cruzarla y causarla.
En resumen
- La factura de un proveedor llega como un ZIP con un XML y un PDF. El XML trae NIT, CUFE, valores, impuestos y cada línea en el formato fijo de la DIAN: leerlo no necesita inteligencia artificial.
- La IA entra donde el formato se acaba: emparejar la descripción del proveedor con la referencia de la orden de compra, clasificar el gasto y leer lo que no llega en XML, como cuentas de cobro y soportes.
- Recibir también tiene obligaciones: el acuse de recibo y el recibo del bien o servicio son eventos electrónicos que emite el comprador, y en facturas a crédito son los que permiten soportar el costo.
- El flujo sano causa solo lo que cuadra y le pasa a una persona lo que no, con la diferencia ya calculada. Sin esa salida, las excepciones se causan igual y aparecen en el cierre.
De la bandeja de entrada al ERP
- Recibir. Un buzón dedicado a facturación. Cada correo trae un ZIP; el flujo lo descarga, lo descomprime y separa el XML del PDF.
- Leer y validar el XML. El contenedor trae la factura en UBL 2.1 y la validación de la DIAN. De ahí salen emisor, número, CUFE, fechas, subtotal, IVA, retenciones y cada línea, sin reconocimiento óptico. Se comprueba que el proveedor exista y que el CUFE no esté ya registrado.
- Cruzar. Contra la orden de compra y la entrada de almacén: cantidades, precios unitarios e impuestos. Aquí es donde la IA ayuda a emparejar descripciones que no coinciden.
- Emitir los eventos. Acuse de recibo y recibo del bien o servicio ante la DIAN, desde el sistema de facturación o el ERP, sin depender de que alguien se acuerde.
- Causar o escalar. Lo que cuadra se registra en el ERP o queda listo para aprobar. Lo que no, llega a una persona con la diferencia calculada y los dos documentos al lado.
Dónde hace falta inteligencia artificial
| Tarea | ¿IA? | Por qué |
|---|---|---|
| Extraer NIT, CUFE, valores e impuestos de una factura electrónica | No | Vienen en el XML con estructura fija. Un lector de XML no se equivoca; un modelo leyendo el PDF, a veces sí. |
| Detectar facturas duplicadas | No | El CUFE es único por factura: basta compararlo. |
| Emparejar «TORN HEX 1/4X2 GALV» con «Tornillo hexagonal galvanizado 1/4 x 2» | Sí | Cada proveedor describe distinto el mismo producto. Un modelo empareja por significado y deja anotada su confianza. |
| Asignar cuenta contable y centro de costo | A veces | Con reglas si el proveedor siempre factura lo mismo; con un modelo que consulta cómo se causaron sus facturas anteriores si varía. |
| Leer cuentas de cobro, recibos y soportes en PDF o foto | Sí | No llegan en XML. El modelo extrae los campos y se validan contra reglas antes de pasarlos. |
| Decidir si se paga una diferencia de precio | No | Es una decisión de negocio con responsable. El sistema la calcula y la pone delante de quien decide. |
Lo que exige del lado de quien recibe
La facturación electrónica suele pensarse como obligación de quien vende, pero el comprador también tiene tareas. La DIAN define eventos que el adquirente emite electrónicamente sobre cada factura recibida: el acuse de recibo, el recibo del bien o de la prestación del servicio y la aceptación, expresa o tácita.
En las facturas a crédito, los dos primeros son los que permiten que la factura soporte el costo o la deducción, y la aceptación es la que la vuelve título valor negociable en el RADIAN. Hechos a mano, se olvidan justo en los meses de más volumen. Qué eventos aplican a cada tipo de compra conviene confirmarlo con el contador.
El formato también está fijado: el anexo técnico vigente de la factura electrónica de venta es la versión 1.9, adoptada por la Resolución 000165 de 2023. Por eso un flujo construido sobre el XML no se rompe cuando un proveedor cambia el diseño de su PDF.
Lo que hacemos
Preguntas frecuentes
¿Hace falta inteligencia artificial para leer una factura electrónica?
No. La factura electrónica colombiana es un XML en formato UBL 2.1 definido por la DIAN, y todos sus datos —emisor, CUFE, valores, impuestos, líneas— se leen con un programa convencional, sin errores de lectura. Leer el PDF con un modelo es más caro y menos confiable. La IA sirve para lo que el XML no resuelve: emparejar descripciones, clasificar el gasto y leer documentos que no son factura electrónica.
¿Se puede automatizar la causación de facturas en Siigo o World Office?
Sí, por API o por los mecanismos de importación que exponga cada programa. Cuando el ERP no permite escritura automática, el flujo llega hasta dejar el registro listo para aprobar, que ya quita la mayor parte del trabajo manual. La conexión con el ERP suele ser el bloque con más plazo propio, más que la lectura de la factura.
¿Qué pasa con las cuentas de cobro y los documentos que no llegan en XML?
Ahí sí se usa un modelo: lee el PDF o la foto, extrae los campos y los valida contra reglas —que el NIT exista, que el total sea la suma de las partes— antes de pasarlos. Lo que no pasa la validación va a una persona. Las compras a quien no está obligado a facturar ya se documentan con el documento soporte electrónico que genera el comprador, así que el papel suele ser menos de lo que parece.
¿Qué eventos de la DIAN debe emitir quien recibe una factura?
El acuse de recibo de la factura, el recibo del bien o de la prestación del servicio y, cuando corresponde, la aceptación expresa; si no hay aceptación ni reclamo dentro del plazo, opera la aceptación tácita. En facturas a crédito, los dos primeros son los que permiten soportar el costo o la deducción. Qué aplica a cada compra conviene confirmarlo con el contador.
¿Cuánto tarda automatizar la recepción de facturas?
Un proceso de recepción y cruce suele tomar entre dos y tres semanas, más el tiempo de la conexión con el ERP si hay que escribir en él. Antes de construir se mide cuánto tarda hoy a mano y cuántas facturas llegan con diferencias: esos dos números dicen si la automatización se paga y en cuánto tiempo.
Escrito por
Equipo de ingeniería de Quarl
Somos un equipo de ingeniería de IA en Medellín. Construimos y operamos sistemas que llegan a producción —automatizaciones, asistentes y agentes— y durante tres años operamos un asistente para dos millones de usuarios en diez países.
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